Quem é que já não participou de uma reunião e teve aquela sensação desagradável de que o mundo está girando à sua volta e você está ali, parado numa sala cheia de gente que não sabe exatamente o que está fazendo naquele lugar? É comum percebermos que os participantes chegam mal preparados para uma reunião, não existe uma direção a ser seguida e a conversa se alonga por horas e horas num assunto que poderia ser decidido na metade do tempo. Afinal, reuniões são necessárias ou um desperdício de tempo?
A realidade é essa: reuniões são necessárias quando bem organizadas e, dessa maneira, tornam-se produtivas e com resultados altamente eficazes. As reuniões são uma das partes vitais para o processo de trabalho porque servem principalmente para alinhar as informações e o fluxo dos processos de uma empresa, é um mecanismo de compartilhamento de ideias que visa o norteamento de assuntos que precisam ser decididos em consenso.
Mas o que será que distingue uma reunião bem sucedida de um completo desperdício de tempo e recursos?
A resposta está no resultado final obtido e na satisfação dos envolvidos pelas decisões. O primeiro grande aspecto a ser analisado é: qual o grau de importância e necessidade para a realização de uma reunião. Algumas reuniões não agregam nada aos objetivos da empresa e, dessa maneira, só desperdiçam tempo e recursos. Entenda que, alguns assuntos podem ser tratados pelo simples envio de um e-mail, um telefonema ou até mesmo numa conversa informal durante um cafezinho.
Então, vamos lá: Qual é o passo a passo de uma reunião bem-sucedida?
• Definir qual é a necessidade da realização de uma reunião é, portanto, o primeiro ponto a ser analisado, seguido do objetivo principal e dos assuntos a serem tratados na pauta, quebrando as tarefas em etapas, dividindo discussões entre os envolvidos, enfim, estabelecendo de forma criteriosa o roteiro que é a agenda da reunião.
• Destaco aqui a escolha de um bom coordenador, pois é ele que irá conduzir a reunião e, portanto, deve entender do assunto, conhecer os participantes e, acima de tudo, saber mediar e gerenciar conflitos, além de motivar e incentivar a participação pelos resultados.
• Feito isso, devem ser convocados para a tal reunião apenas os profissionais que estão comprometidos com o projeto e que possam opinar e decidir sobre o assunto em questão. Aqui destaco que deve-se evitar a quantidade e priorizar a qualidade das pessoas que estarão participando da reunião.
• Pessoas certas no lugar e horário certos e com os mesmos objetivos, propiciam melhores decisões. É importante passar o conteúdo para os participantes antes da reunião para que todos estejam conscientes de suas obrigações, bem como o assunto que será discutido, para melhor aproveitamento.
• Enviar, se possível, a ata da reunião anterior e também a agenda ou pauta da reunião para que todos leiam antecipadamente e já fiquem orientados, além de deixar preparados todos os materiais ou documentos de apoio necessários para o bom andamento da reunião.
• Com relação ao tempo, o ideal é que seja orientado a todos os participantes qual será a duração da reunião, bem como o tempo que cada participante terá para apresentar ou dissertar sobre o seu conteúdo. Isso fará com que o participante se responsabilize pela sua parte no resultado final da reunião.
• O início da reunião deve ser, impreterivelmente, no horário marcado, sem atrasos, pois disciplinará as reuniões seguintes.
• É importante que o coordenador da reunião tenha em mãos o roteiro com os nomes dos participantes e também os assuntos que serão tratados, além de uma lista de presença que deverá ser assinada pelos participantes.
• O coordenador da reunião deverá realizar uma abertura para estabelecer os parâmetros de direcionamento, posicionar o contexto e indicar qual será o objetivo da reunião e os temas que serão abordados por cada participante.
• Deixar bem claro para todos os participantes qual é o objetivo a ser alcançado na reunião e que, no final, esse será o indicador de sucesso do grupo.
• Na apresentação deixar os participantes conscientes de sua responsabilidade para com os resultados e, portanto, solicitar que todos desliguem seus celulares e se concentrem naquele momento, única e exclusivamente, nos assuntos de relevância que serão discutidos, exigindo o comprometimento.
• Cada assunto deve ser apresentado de acordo com o seu grau de prioridade, o coordenador deverá fazer o papel de mediador nas discussões que forem acontecendo, reforçando sempre a importância do tempo para o bom aproveitamento de todos.
• O coordenador deve sempre reforçar a todos a disciplina de se seguir o cronograma, lembrando que cada minuto gasto na reunião é um minuto a menos para os participantes e que eles poderiam estar fazendo outras coisas, mas que se estão ali é porque sabem da relevância do assunto e também da importância que devem dar ao tempo.
• Se algum assunto gerar muita polêmica e se o tempo estiver sendo consumido desnecessariamente por algum dos participantes, interromper e sugeriu uma reunião paralela para se tratar do assunto com as partes que estão diretamente envolvidas e, deste modo, liberar o restante dos participantes para a continuidade da reunião. Neste momento, o bom senso e a flexibilidade são fatores importantes para o melhor rendimento de uma reunião.
• Fazer uma ou duas pausas curtas também auxiliará a diminuir as tensões dos participantes, portanto, é bom considerar alguns minutos para essas pausas.
• É importante incentivar para que todos participem, o bom coordenador sabe o momento certo de solicitar a palavra de um participante, envolvendo-o no contexto da reunião, pois todos devem ter a oportunidade de compartilhar suas ideias.
• Em cada item da pauta, em cada assunto a ser abordado, deverá ficar clara qual foi a melhor decisão do grupo e também qual é o prazo para a realização da nova proposta, solicitando o consenso da maioria dos participantes.
• Ao final da reunião, o coordenador fará um breve resumo de todos os acordos e decisões estabelecidos pelo grupo e deverá agradecer a todos pelas contribuições e também medir o grau de satisfação dos participantes na reunião. Enfatizar, neste momento, que o objetivo foi alcançado e que, portanto, a reunião foi bem sucedida, motivando o grupo pelo resultado obtido.
• Imediatamente após a realização de uma reunião, uma ata deve ser feita e enviada a todos os participantes. Dessa maneira, você saberá que participou de um boa reunião e que valeu a pena investir o seu tempo no qual os resultados obtidos serão de extrema valia para você e sua empresa.
Que você tenha uma ótima próxima reunião!
Se você chegou até aqui, conheça mais sobre o meu trabalho e como posso contribuir com a sua empresa!
Meu nome é Edson De Paula, sou doutorando e mestre em Psicologia pela PUC e Palestrante Especialista em Comunicação e Comportamento Organizacional. Mais de 1500 empresas já foram impactadas pelos meus conteúdos em palestras e treinamentos.
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